なぜ「仕事がたまる」という事態になるのか？

仕事がたまるほどあるなんて、幸せなことですよね！

なんて、言ってられなくなりますよね、事態が悪化すると。

仕事が複数同時進行していることは問題ではなく、その中のどれかが can't meet deadlines になってしまうこと。

仕事が滞ってしまう原因は、「そもそも絶対量が多すぎる」「そもそも仕事が遅い」というキャパオーバーということを除くと、
「時間の見積もりをする習慣がない」
「時間の見積もりを誤る」
のどちらかじゃないでしょうか？　
あ、「やる気がでなくて着手できない」というのもありますが、これはまた別の話ですので、除きます。

経験からいって、遅延を防ぐには以下の3つが必要だと思います。
1  各作業の所要時間を見積もる
2  各作業の締切日までに作業の時間が確保できているかを把握する
3  さらに想定外の新たな作業に備えて時間が確保できているかを把握する


1
時間の見積もりについては慣れが必要でしょうが、体感でなく、実際にかかった時間を計測することで、精度が高まります。
ボクがかつて働いていたマーケティングリサーチ・ファームでは、毎日、何のプロジェクトにどれだけの時間を費やしたのかという記録をつけてプロジェクトごとの採算管理をしていました。
ボクは今では、スマホアプリを使います。

2
一番手前の締切だけを考えていてはダメです。締切は次々とやってきます。優先順位をつけることはスゴく大切ですが、時間配分を間違えないこともスゴく大切です。
仮に、作業Aの締切日が明日で、作業Bの締切日が3日後だとしても、いろいろな状況から、「実は作業Aに使える時間はあと2時間しかない！」ということもあります。
これに気付かずに、作業Aに4じかんを費やしてしまうと、作業Bの締切に間に合わなくなり、プライベートを（予定外に）削ってやりくりするハメになります。

3
ギッチリと予定を詰め込んで、「これならピッタリ間に合うぞ！」なんてことは絵に描いた餅。予定は必ず狂います。すでに十分経験済みですよね。
（a）嬉しいことに、新しい依頼が舞い込みます。
（b）嬉しくない緊急に対処しなければならない＂第一領域＂的なことが発生します。
（c）「できあがり！」と思った作業を突き返され、やり直しを命じられます。
（d）「いけね、忘れてた！」ということを思い出し、予定にねじ込まざるを得なくなります。
こういう（a）や（b）を織り込みつつ、（c）や（d）を減らす努力・工夫が必要だと思います。

もしも、「各作業の所要時間を見積もるなんて、面倒臭くてできないよ！」というのでしたら...、次のようなシンプルな方法も、少しくらいは効果があると思います。
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「自分で設定したその日のノルマが終わるまでやめない」

あくまでも、「どこまで進んだか」を目安にする方法。でもこれでは、夜に飲みに行く予定を入れることはできません。遅刻間違いなしですから。

END

立ち消えになったタスクを削除せず非表示にした

改めて時間管理のことを考え、使っているToodledoを眺めていた。
便利っていやー便利なんですが、上のほうに並んでいる開始された（started）タスクの中には、実際のところ、
「予定期日はきたものの着手していない、着手の必要がなくなった」
というものがあります。

日付を振り直して数ヵ月先の予定にしてはどうか、というご意見もあるでしょうが、いちいち面倒です。
それならばいっそ削除すればいいではないか、というご意見もあるでしょうが、そう簡単にはいかないのです。

「もしかしたら後々、ネタになるかも．．．」
「もしかしたら後々、必要になるかも．．．」
「それを思いついたという記録を残しておきたい」
などと考えてしまって削除できないのです。

そのタスクを自分のGmail宛てに送って、何かの時に検索できるよう（思い出せるよう）にしてから削除する、ということも考えました。
でも、タスクリストにあるものを、わざわざタスク管理の外に出して保管するのも、本末転倒のようです。

というわけで、アプリを見るたびに、
「立ち消えになったタスクを非表示にできないだろうか」
とモヤモヤしていたのです。
で、やっと決断して、非表示にする、具合のいい方法を探しました。

それが、＜コンテキスト＞を使う方法。

分かりやすく、「立ち消え」というコンテキストを作りました。別に、「当分やらない」という名前でもいいでしょう。
そして上部メニューの「SHOW」の中で、「立ち消え」のコンテキストのチェックを外し、これ以外を表示させるように設定しました。
Webではこんな具合［下］。

iPhoneではこんな具合にチェック［下］。

これでタスクリストの画面がすっきりしました。

たったこれだけのことなんですけどね。



Toodledoについては以前も何度か書きました。興味のある方はご参照ください。

■Toodledoを使ってみた（１）
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11038560030.html

■Toodledoを使ってみた（２）
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11038582301.html

■Toodledoを使ってみた（３）コンテキストをどう使うか？
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11039130428.html

■Toodledoを使ってみた（４）Googleカレンダーとの同期
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11043391430.html

■一軍アプリ（１）メモの習慣
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11329462237.html

［時間管理、タイムマネジメント、ToDo、タスク、Task、アプリ、仕事］

度を過ぎた不安を取り除く方法

誰しも、何かに不安になることはありますよね。
それは経営者だって従業員だって同じでしょう。
この本『不安があってもくじけない』（中央公論社）は、知り合いの経営者が、「従業員に薦めたい本」として紹介して下さいました。

著者Mark A. Reinecke氏は精神医学、行動学博士。原文のタイトルに近いのは、サブタイトルの『心を落ち着けて前に進むための20のレッスン』です。

不安というのは、脳が発する「警報」ですから、もしかすると起こるかもしれない脅威や危険を回避するのに役立つことがあります。
でも、度を超えて絶え間なく不安を抱いていると、精神的にも肉体的にもすり減ってしまいますよね。

著者は、不安を感じたら、

“何よりも重要なのは正確な事実を把握し、正確な評価を下すことです。”

と言います。
そうは言われても、正確な事実を把握するなんて．．．って気がしますが。



具体的には、次の質問を自分に問いかけるように言っています。

人生において最も気がかりな問題は何か？　それがどのような結果を招くことを最も心配しているのか？

それが実際に起きる可能性は、現実的に考えてどれほどか？

それが実際には起きない可能性があるとしたら、その理由は？

把握しているすべての事実に基づいて考えると、最も可能性の高い結末は？

その結末に対処するにあたって、自分にはどのようなスキルがあるか？

“最も可能性が高い結末”については、なるべく詳細にノートに書きだすことを薦めています。現実的でないことは線を引いて消してしまいます。
この作業をやるだけで、「漠然とした不安」がけっこう減るように思います。


他にも、知っておくべきこととして、

“将来何が起こるかをあらかじめ知ることはできない。よって保証などというものはない”

ことが挙げられています。
これは厳しい現実です。危険や未知の出来事に直面しすると、安心感を得ようとして、「大丈夫だ」という確証を得ようとしますが、それを得ることはできないのです。どうやら、「確証を得たい」という欲求を手放すほかないようです。

本書は、「20のレッスン」と名付けられているように、各章の末尾に問いかけがあります。「何について考えるべきか？」を提示してくれているわけです。これは、モヤモヤとして不安状態から脱する助けになりそうです。

仕事と作業はどう違うのか？

「なんだか忙しいけど、オレのやってることって、誰の何に貢献してるんだろ？」「この作業って、どういう意味あるの？」と思った瞬間はありませんか？　　

そういうことを思わない、考えないのは、ちょっと危険なような気がします。

以下のエントリーは1年半前に書いたものですが、いまでも検索されてアクセスがあります。
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-10883199394.html


改めて読み直して、一部をこう書き改めました。

◆工夫された作業＋工夫された作業＋・・・＝利益に向上に繋がった業務＝仕事

「仕事と作業はいったいどう違うのだろうか？」
と疑問に思う人がいるのでしょうね。

自分も改めて読んでみて、自分のやってることを見つめ直すきっかけになりました。

ＥＮＤ

後で読みたいweb記事をPocketに簡単に送るもう一つの方法

先日、「clipped」というアプリを紹介しました。
どんなアプリかということを、ひとことで説明するのは難しいのですが、自分としては、以下のような場面で使います。

Gmail（iOS）で、受信したメルマガから、リンク先のwebページに移動して記事を読んでいるとき。「これは後で読もう」と思った記事があったら、「リンクをコピー」で、＂後で読む＂サービスのPocketに自動送信する。

ただし、「リンクをコピー」する前にclippedを起動してバックグラウンドで動作させておく必要があります。動作するのはclippedを起動してから10分間という制限があります。

ま、いちど立ち上げてしまえば、あとは気になった記事はタイトルだけで判断して、どんどんPocketに送ってしまえばいいので、セッションが10分間というのはさほど気になりません。

さて、ここから本題。

実は、「これは後で読もう」と思った記事をPocketに送る、別の簡単な方法があることを発見しました。clippedのようなアプリを使う必要はありません。いままで気付かなかったのが恥ずかしいくらい簡単です。

Step1　
まず、「これは後で読もう」と思った記事URLをコピーする。［下］

Step2
Pocketを起動する。

Step3
Pocketの画面下に「コピーしたURLをリストに追加しますか？（Add copied URL to your list?）」という表示がでるので、「Add」をタップする。［下］

これだけです。簡単ですよね。

以上。