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2016年7月5日火曜日

#時間記録の重要性

ドラッカーは著書『経営者の条件』の中に、「汝の時間を知れ」と題した1章を設け、時間管理の重要性を説いています。
その中で、時間管理の前提として「時間の記録」をすることを強く勧めています。

記録しないと、わからないんですよね。
記憶というのは、本当に曖昧なんです。

以前、あまりに仕事がはかどってない同僚に、「朝からこんなに遅くまで、昼休憩を除いて11時間くらいやってるけどさ、何の仕事に時間を費やしてるの?」と尋ねました。
彼は、「まず、○○○。それと〇○○...」と挙げ始めたので、自分は「所要時間も教えてよ」と注文を付けました。すると、5つくらい挙げたところで、「あとは...、なんだかちょこちょこと...」と言葉につまりました。

自分は教えてあげました。「いま挙げた作業の所要時間を足しあげても3時間程度だよ」と。
「コーヒー飲んだりタバコ吸ったりで1時間休んだとしても、あと7時間は何? その7時間もの使途不明時間は何なの?(笑)」

彼は、「う~ん」としばらく唸っていたものの、結局、「わかりません」と。

「キミが〇○○の作業を『だいたい30分』って言ったのが、たぶん1時間以上かかってるんだよ。ひとつひとつが3倍か4倍くらいの時間がかかってるんだよ。そうとしか思えないだろ」

時間の感覚なんて曖昧なもの。でも、実際に計測しているうちに、だんだんとどれだけの時間を要したかの感覚は身につくし、「この作業はこのくらいの時間を要するだろう」という見積もり精度も上がります、間違いなく。 
写真著作者 stockmedia.cc / stockarch.com 写真原題 Man holding a stopwatch-8169

2016年5月29日日曜日

#必ずうまくいく仕事の進め方

トヨタの現場はすごい、と言われます。技術の高さ、製品の品質の高さは、世界で評価されています。しかし、ホワイトカラーについてはどうか。

トヨタ自動車(株)相談役・技監の佐々木眞一氏は、「トヨタのホワイトカラーの仕事がすごいとは、誰も言ってくれません」と言います。

佐々木相談役は2004年からベルギーにあるヨーロッパの現地法人で社長を務めました。そこで、ホワイトカラーの仕事の速さ、意思決定の速さ、変化への対応力の高さを実感したそうです。

日本に戻って、あらためてびっくりしました。旧態依然の根回し、擦り合わせ、調整会議、手直しにやり直し……。たしかに丁寧で品質は高くなっていくかもしれないけれど、このスピード感では海外で負ける、と思いました。

もう現場の強みだけでは、勝負ができなくなったと感じた佐々木相談役(当時はヨーロッパ法人の社長)は、ホワイトカラーの生産性を高めるために、かつて工場で大きな成果を上げた不良品率低減の取り組みを導入することを提案します。

そして2007年1月、工場で行われていた<自工程完結>と呼ばれている取り組みを、スタッフ部門に導入することが決まったのです。


『現場からオフィスまで、全社で展開する トヨタの自工程完結』(著=佐々木眞一、ダイヤモンド社)は、トヨタの現役幹部が、ホワイトカラーの生産性向上のために全社をあげて取り組んできた仕事の進め方を解説した本です。


工場の定型的な仕事において成果を上げた進め方といっても、それをホワイトカラーの仕事に当てはめられるのか、という疑問に対して、佐々木相談役は、「すべての仕事に、必ずうまくいく仕事の進め方(=工程)はある」と言います。

では、ホワイトカラーの仕事の<工程>とは何か。それは、<意思決定>です。

資料作りであれ、企画であれ、営業であれ、何らかのアウトプットを出していく途中には、いくつもの「意思決定」が存在しています。「意思決定」が積み重なって、最終的なアウトプットは出てきている。
この「意思決定」の一つひとつこそ、現場でいうところの「工程」です。

では、正しい「意思決定」をするためには何が必要なのか。佐々木相談役は6つのポイントを挙げています。

1.目的・ゴールをきちんと設定し、常に意識しておく。
2.最終的なアウトプットイメージを明確に描く。
3.プロセス/手順をしっかり考え書き出す。
4.次の「プロセス/手順」に進んでよいかを判断する基準を決める。
5.正しい結果を導き出すために「必要なもの」を抜け・漏れなく挙げる。
6.仕事を振り返り、得られた知見を伝承する。

2つ目までなら、「やってるよ」という方が大半だと思います。しかし、3つ目や4つ目のような精緻なダンドリを共有しているホワイトカラー組織は、そうそうないと思います。

佐々木相談役は、
全体を見渡したり、やることを洗い出したり、どの順番でやるべきかを考えたりせずに、いきなり「とりあえず」やってしまうというのが、最も失敗を呼び込みやすい仕事のやり方。

と言っています。

仕事がどのような「プロセス/手順」によって構成されているかを意識する、分解することは、やはり大事なんだと再認識しました。

そもそも佐々木相談役の危機感はホワイトカラーのスピードの遅さ、生産性の低さ。それでスタートした取り組みですから、こういう精緻な仕事の進め方が、結果的に生産性を高めるということです。


まだ読みかけで半分あたりですが、読み進めるのが楽しみです。



『現場からオフィスまで、全社で展開する トヨタの自工程完結』(著=佐々木眞一、ダイヤモンド社)


2016年5月28日土曜日

#論理思考で何をする?

先日、取材という立場で「ロジカルシンキング」の講座を聞いたのですが、実は、こういうテーマのセミナーを聞くのは初めてでした。

で、「伝えるのは意外と難しいことなんだな」と思いました。

自分はFBなどにしばしば(ひんぱんに?)「論理思考の大事さ」ということを書いてる気がしますが、記憶をさかのぼってみても、会社の中で「論理思考」という言葉を使ったことは、ほぼありません。

前職では、めちゃくちゃ論理的に考えることを要求されましたが、「論理的に~」という言葉で指導をされた記憶はないんです。
おそらく、“わざわざ言うまでもないこと” だったのでしょう。ちなみに、MECEなんて言葉も知らなかった。けど、そういう考え方はすごく要求されました。でないと調査票の設計だってきないんですよね。

で、いまの職場(編集部)でボクが「論理的に!」「ロジカルに!」とか言ってるかというと、そういう言葉は使ってないんです。


上司:論理的に考えてくれよ。
部下:はい、わかりました。

こんな会話がなされていたとしたら、おかしいですよね。だって、この場合の部下の「はい」という返事は、「論理的に考えていませんでした」ってことですよね? 論理的に考えるか論理的に考えないかって、スイッチみたいに切り替えたり選択するようなことなんでしょうか?(笑)。

論理思考を強く意識して手直し直してほしい、ダンドリしてほしいといった場面で、自分が何て言ってるかというと、「構造を捉えよう」とか「骨格を作ろう」ですね。他には、「分解してみよう」とか、「ダイジなのはどれ?」

もちろん、「なぜそう言えるの?」「だから何が言えるの?」という質問も論理的思考を促しているはずです。

いま部内でやってる「ロジカルシンキング研修」用のスライドでは、ロジカルシンキングって言葉は表紙に登場する程度。本編ではほぼ登場しません。研修中に自分が最もたくさん使った単語は...「構造」とか「構造化」でしょうね、きっと。

論理思考を何に使ってほしいかというと、自分の職場でいえば、
・相手の話を的確に理解して
・第三者に分かりやすい文章を作る
・それをダンドリよく遂行する
ということが中心になります。
 ・
 ・
 ・
つまり、ほぼ全部。

「構造化」や「分解」は、このほぼ全ての場面で有効です。



[関連する過去のエントリー]
#ひらめきはロジックから生まれる
本書は、思いつきや直感と思われていたクリエイターの思考プロセスを、「実はこんなロジック、こんな思考メソッドを使っているんです」という解説を試みたもの。メソッドである以上、再現できる可能性がある・・・

#論理的な説明だから理解しやすいとは限らない
こんなに論理立てて説明してるのに、なんでこちらの言ってることが理解できないのかな〜。う〜ん、どう説明すればいいんだろう…。という思いをしたこと、ありません? 理由はきっと3つに集約できるんです・・・

#書き始める前に考え(構成)を整理するツール
ボクは、編集部のメンバーには、「まず文章の骨格を作りましょう」、「書き始める前に設計図を作りましょう」と助言しています。家を作るときに、設計図なしにいきなり工事を始めたりしないのと同じです。・・・

#ToDoリスト作りの勧め
ポイントは、一つの仕事をいくつかの構成要素に分解すること。分解した下位ToDoそれぞれの期日、所要時間見込みを設定していくと、自分が今日どこまでやらなきゃならないか、よくわかります。・・・


2016年5月11日水曜日

#ToDoリスト作りの勧め

自分の仕事は、わりと小さな案件が同時に進行でたくさん走ってます。
うっかりすると、どれかを着手し忘れてしまいかねない。ですので、「ちょっと立て込んできたな」というときほど、立ち止まってToDoリストを整理するようにしてます。自分の記憶力を過剰評価しないように。

ToDoリスト作りは部下にも勧めてます。

ポイントは、一つの仕事をいくつかの構成要素に分解すること。分解した下位ToDoそれぞれの期日、所要時間見込みを設定していくと、自分が今日どこまでやらなきゃならないか、よくわかります。

そういうふうに全体像を把握しないまま、力任せに目の前のことに行き当たりばったりで取り組むと、順調なのか遅れてるのかが分からないんです。
そして、目の前に期日が迫ってない別の仕事がズルズルと未着手のまま先送りにされてしまう。実はどんどんその仕事(=緊急ではないが重要なこと)に使える時間は少なくなっているのに、それに気付けない。
ですから、仕事をいくつかに分解することの次に大事なことは、期日が迫ってない仕事に早目に着手する時間を設けるということ。そうすると、その、まだ目の前に期日が迫ってない仕事の全体像や所要時間のイメージができますから。

長いこと使っていたiPhoneのToDoアプリを乗り換えることにしました。
いま使い始めたのは、前からちょこちょこ試していたWUNDERLIST。
会社内にいるときにはiPhoneでなく、PCのブラウザで使います。
操作はしやすいし便利な機能があるのですが、Googleカレンダーと連携していないという不満もあります。

2016年2月15日月曜日

#伝説のトップセールスは、時間を無駄にしない。

先月、ポーラ化粧品の現役最高齢(1931年生まれ)美容部員の森本早苗さんにお話を伺ってきました。

伝説のトップセールスレディーの使命は、お客様をキレイにすること。
トップセールスであり続けた仕事の哲学は、「時間を無駄にせず、行動する」。

森本さんは、「月の目標額を日の目標額に落とし込む」「日の目標を絶対達成する」という、仕事を始めたばかりの頃の上司の指導を忠実に実行し続けました。

小さな目標を必達するために強く意識したのが、「時間を無駄にしない」、「行動量を増やす」ということ。
同僚が喫茶店で休憩している間にも、見込み先を訪問しました。
営業に結びつかない時間を省くために、こまごまとした時間節約を工夫しました。

「目標を達成し続ければ仕事は楽しくなる。結果を出し続けたから、仕事が嫌になったことなんてない」とおっしゃいます。

奇をてらった技なんてなく、自分を甘やかさず、基本的なことを実行し続けた結果、数年でトップセールスになり、チームを率いるまでになったのです。



84歳にはとても見えない若さは、ポーラ化粧品と、現役でお仕事をされている気持ちの「張り」のせいなのでしょう。

お話を聞いていて、こちらの背筋が伸びる気がしました。僕らがいかにダラダラと仕事をしているか、甘ちゃんか、思い知らされました。

2015年12月25日金曜日

#仕事のスピードを上げるには?

早くに立ち上がった仕事なのに、日々発生する「緊急」の仕事に追われていて、仕事を進めることを先送りにしていたら、ついにデッドラインが目の前に迫ってきた...。という経験、ありません?

同僚の一人が、まさにそういう状況にいるとしましょう。

で、彼はいま「最高速度」で仕事に取り掛かっています(自称)。当然のことですね。

しかし、いくら必死になろうと、「最高速度」がそうそう速くなるわけがないんです。いや、もしかしたら、こういうプレッシャーのもとで、革新的な仕事術を生み出すということもありますけど。

さて彼はいま「速度」をなんとかしようと頑張っているわけですが、こんな状況に陥った原因は、「速度」にあるわけではありません。その仕事を休止している時間(他の仕事をやっていた)が長く、取り掛かりが「遅い」ということ。

要するに、“Fast”よりも、“Early” が大事ということです。

早く取り掛かること。
休憩や他のコトのために目の前の仕事から離れたら、 早く戻ってくること。

残念ながら、いまさら「最高速度」を出しても、プラスの評価はもらえないんです。せいぜいが傷を小さくできるくらい。
どんなにスピードが出るマシンでも止まっていたら進めない。

2015年10月22日木曜日

#アナタはなぜチェックリストを使わないのか?

外科医のアトゥール・ガワンデ氏は世界金融危機の後、3人の「バリュー投資家」から話を聞いた。3人ともウォーレン・バフェットを信仰し、丹念に下調べして株価が割安な企業を探しだし、長期的に投資するというスタイル。3人の共通点は、成功を収めていることと、“チェックリスト”を使っているということ。

儲かりそうな投資先が見つかると、いくら冷静でいようとしても脳が飛びついてしまう。誘惑に負けて細部の確認を怠らないよう、“頭の中”だけでなく、実物のチェックリストを使っている。そう、彼らは言う。

ガワンデ医師が投資家たちの話を聞いて驚いたことの一つは、ファイナンスの世界でチェックリストの普及が遅いこと。

<投資家たちは常に周りを出し抜こうとしている。誰かが成功したと聞けば、ハイエナのように群がり、成功の秘訣を聞き出そうとする。少しでも儲かりそうなネタにはあっという間にみんなが飛びつく。だが、なぜかチェックリストだけはそうならない>

3人の投資家の一人、世界でも有数のファンドのディレクターに、「人々はあなたのやり方に興味を示さなかったのか」とガワンデ医師は尋ねた。

彼はこう答えた。
「何を買っているのか、どうやって投資先を選んでいるのか、は熱心に聞いてくる。だが、『チェックリスト』という言葉を発した途端、みんなどこなへ行ってしまう」

彼が言うには、中にはチェックリストについて聞いてきた者もいたが、実際に試してみた者は一人もいないそうだ。

ガワンデ医師は、WHO(世界保健機構)の「手術の安全性を安価に・大幅に・測定可能な形で低減させる」ためのプロジェクトに招聘され、チェックリストの開発と世界中の医療機関への導入に携わってきた。航空業界や建設業界のようにチェックリストが徹底して使われている業界もあれば、ほとんど使われていない業界もあるが、医療業界は後者に属していた。

プロフェッショナルの人々の間にチェックリストがなかなか普及しない原因は、面倒臭いという理由だけではないようだと、ガワンデ医師は考えている。

<私たちは、チェックリストを使うのは恥ずかしいことだと心の奥底で思っているのだ。本当に優秀な人はマニュアルやチェックリストなんて使わない、複雑で危険な状況も度胸と工夫で乗り切ってしまう、と思い込んでいるのだ。『優秀』という概念自体を変えていく必要があるのかもしれない。>

~『アナタはなぜチェックリストを使わないのか?』(著=アトゥール・ガワンデ)

2015年9月8日火曜日

#メモは手書きしたほうがいい

会議の場などでPCでカチカチとキーをたたいてメモをとる人、いますね。
セミナー、勉強会でもPCでメモを取っている人を見かけます。
ごく簡単なメモならそれで用が済むんでしょうけど、何かを学ぼうというときにはお勧めできないです。

だいたい、人はそんなに合理的に理路整然としゃべりませんから、話が前後することもある。そういうとき、紙に手書きなら、隙間に書き込んだり、矢印をひっぱったりして、「この話はさっきの話から派生している」とか「この話はさっきの話の根拠を説明している」という関連を表現できる。

けど、時系列に一直線に文字を書き連ねるような、PCでのメモにはそういうことができない。

それに、ここからが重要。
人の話を聞きながら手書きでメモをとろうとすると、3つのことを同時にしないといけない。話を聞き、内容を理解し、短い文章にまとめる。
そんなふうに頭を使うから、記憶に残るんですよね。


日経ビジネスに掲載されているこの横山信弘氏のコラム(↓)に同感。

『どうして「パソコンでのメモ」を繰り返していると脳力が落ちるのか?』

http://business.nikkeibp.co.jp/atcl/report/15/258310/090400013/?P=1

2015年6月24日水曜日

人の話の大半を忘れてしまう根本原因は記憶力ではない

人は会話の内容を、1週間後には25%くらいしか記憶していないという実験があります。そもそも、会話の直後でも半分くらいしか頭に入ってないそうです。

[余談]これはエビングハウスの忘却曲線のことではありません。忘却曲線は正確には、“時間の経過とともに記憶した内容をどんどん忘れていく” ということを示しているのではなく、“もう一度記憶するのに要する時間” を示しています。

話を戻しますと、職場で日々交わされている会話、朝礼での訓示、上司から部下への方針説明等々は、その場でも半分くらいしか頭に入っていない。そして頭に入っていたことの大半は、1週間後には忘れ去られているということです。

厳しい現実ですね。

これは記憶力の問題ではなく、ほとんどリスニングの能力(話を聞き取る能力)だそうです。

人の話の半分しか頭に入っていない大きな原因は、相手が喋る速度と聞き手が思考する速度の違い(大きな違いです!)。

思考の速度は速いゆえに、話を聞いている間に全く関係のない他のことを考える余地があるのです。どうしても生じてしまうこの<余地>に、思考が脇道に逸れているか、思考を有効に使っているか。その違いだそうです。

相手の話を聞きながら、「本当は何が言いたいのだろう?」「根拠は何だろう?」「話の先行きはどこだろう?」「この話はこの人が以前したどの話と関連があるのだろう?」と思考していれば、相手の話の多くがその場で頭に入ります。逆に、違うことを考えていれば頭に入らない。

また、聞いている時の感情も重要だそうです。感情はフィルターになりがちで、ときに情報を拒絶、遮断してしまいますから。

人に話を聞かせてもらう(取材)仕事をしているので、この記事を非常に興味深く読みました。「なるほどそうだったのか」という納得感もあります。

また、以前に受けたトレーニングのことを思い出しました。
そのトレーニングでは、話し手役と聞き手役の1対1で会話のロープレを行いました。横で聞いているメンバーはしっかり聞き取っていたエピソードを、話し手に対面している聞き手役が聞き落しているということはけっこうあるのです。その会話の逐語録を作成すると、聞き手役をやっていた自分が、たくさんの聞き漏らしをしていることを確認できます。

人の話を聞くということは、かなりエネルギーを要するものです。

2014年12月30日火曜日

「聞く力」の重要性と難しさ

コンサルタントという仕事をしている人に対しては、「話がうまい」というイメージを抱いている人が多いと思います。また、もしかしたら若手コンサルタントご本人の中にも、「話がうまくなければ」とか「難しいこと喋ったもん勝ち」みたいに思っている方がいるかもしれませんね。

大手投資銀行、大手米系コンサルティングファーム、プライベート・エクイティ・ファンドで働いた投資家、ムーギー・キム氏は、そういったイメージは間違いで、「聞くのがうまい人」こそが一流のコンサルタントだと言います。キム氏の上司もそう語っていたそうです。


1.コンサルタントは、年齢も役職も職種も異なるクライアントから、ありとあらゆる話を聞き出さなければならない。
2.そもそも、相手の問題を知らないのに解決策を提案できるはずがない。
3.相手のニーズも知らないのに独りよがりの提案をしたところで、お客さんに受け入れてもらえるわけがない。


以上の理由から、「聞く力」こそがプロジェクトの出発点になると説明しています。


しかしこれは、コンサルタントに限ったことではありませんよね。営業職だって同じで、お客さんが何を困っているのか、何を求めているのかを理解して、初めて商品提案ができるはず。

取材記者(編集者、ライター)という仕事にとって、この「聞く力」が必要だということは、当人だけでなくこの仕事に縁遠い方にとっても容易に想像できると思います。でも、「聞く力」が、実はなかなか難しい技術だということは、意外と想像できないかもしれません。

ボクは仕事柄、この「聞く力」が不足している原稿をたくさん読みました。書くことでメシを喰ってる一応のプロの中にも、「書く力を鍛えればいい記事を書ける」と勘違いしている人がいるのかもしれません。「書く力」の不足は、編集者なり編集長が後から修正することで補うことができるんです。けど、「聞く力」が不足している原稿は、あとで修正してもできは良くならないんですよね(笑)。


先のキム氏は、コンサルティングの仕事において「聞く」ことは、"相当骨の折れる作業"と言います。

"コンサルできちんと顧客の話を「聞く」には、業界に対する高度な専門知識や問題に対する知見、問題点のパターン認識が必要になる。それらがないと、適切なレベルで顧客に質問することさえできないのだ。"

これは編集者やライターにも言えることです。取材相手が時間に余裕があって、ものすごく丁寧に体系立てて説明してくれるなんて好条件は稀です。限られた時間の中で、知りたいこと、有益なことを聞き出すには、やはり知の基礎体力みたいなものが必要。そんなふうに思います。



〔参考〕『世界中のエリートの働き方を1冊にまとめてみた』(著=ムーギー・キム)

2014年11月3日月曜日

仕事の全体像を把握しやすいToDoリスト

ときどき部下に「ToDoリストを作れよ。そうすれば仕事のモレがなくなるぞ」と助言します。けど、ToDoリストを作ることじたいを習慣にできない、リストを作るには作るけどモレが多い(結局、やり忘れる)という人もいるんですよね...。

部下の一人は彼なりにToDoリストを作っていたのですが、それには深刻な漏れ・抜けがあるのと、作業レベルにブレイクダウンされてないという問題がありました。

ですから、「漏れを防ぐために日頃からメモをせよ」「やるべきことを細かな作業にブレイクダウンせよ」と助言しました。

ブレイクダウンされてない(具体的な作業に分解されてない)ということは、実は、何から手を付ければいいか、本人自身の中で明確化されてないんですね。だから、いつまでも手を付けられないまま時間が過ぎていく。

分解した作業をリスト化すればよいのですが、どうやら、ブレイクダウンするのが苦手、リスト化することが苦手という人がいるようです。そもそも、やるべき順にきれいにリストアップするには、同種の仕事の経験量が必要ですし。最近では、「やるべきことを順番にリストアップすることが苦手ということは、鍛えようがないことなんじゃないか?」と思ってます。

だったら、思いついた順に書き出せばいい。人から「あれも忘れるなよ」と言われたことを、そのつどToDoリストに書き加えればいい。
でも、順不同で脈絡なく縦一列に並んだToDoリストには、ちょっとした問題がありますね。
「まずどれをやるか?」「次に何をやるか?」を決めにくいし、仕事の全体像が見えにくいですよね?


先日、「とりあえず、こういう形のToDoリストを作ってみなよ」と、ボクが考案したToDoリスト・チャートを伝授しました。

(1)まずスタート地点である「今」とゴールである「完成」を丸で囲み、その間を10センチとか20センチの線で結ぶ。

(2)その線に斜めに合流する線を引き、仕事を大雑把に分解した「Sub仕事」を書き込む。

(3)さらに、それら「Sub仕事」の前後にある「やるべきこと」を書き込む。という具合に、連想ゲーム的に「やるべきこと」を、順番も考えながら書き加えていく。

これだと、途中で指示されたこと、思い出したこと、思いついたことを挿入しやすい。それに、縦一列に並んだToDoリストより、仕事の全体部が見えると思いません?

いかがです?

名付けて「フィッシュボーン・ToDoチャート」。

頭の中で仕事の全体図が描けてる人は、ばーっつとタスクだけを書き出していって、やるべき順番を入れ替えていけばいいんでしょうが、そういう脳の使い方が苦手という人がいるようです。

リスト形式が苦手な方は、試してみてはいかがでしょう?

2014年7月25日金曜日

書き始める前に考え(構成)を整理するツール

久しぶりにアプリのネタを。考えを整理するのに役立つアプリです。

ボクは、編集部のメンバーには、「まず文章の骨格を作りましょう」、「書き始める前に設計図を作りましょう」と助言しています。

家を作るときに、設計図なしにいきなり工事を始めたりしないのと同じです。

文章の設計図、章だてがあれば、「いまから、こういう主張の記事を、こういう構造で作ろうと思います」ということを事前に共有できます。すると、その時点で「OK」とか、「それはよくないよ」「あの要素が抜けているよ」と助言できます。

冒頭からこつこつ書き始めて30%の文字量を書き終えた状態と、仮に作った見出しだけを書きだした状態(本文はほとんど書いていない)では、後者のほうがゴールに近づいています。 

冒頭から30%書き進んだ原稿を見せられても、その先のことはわかりません。でも、見出しだけを書きだしたアウトラインの状態は、全体像を把握することができます。ですから、書きあがってから、大々的なやり直しはまず起こりません。

文章の設計図を作るまでがすごく大変な仕事で、
「この要素を盛り込みたいけど、ここに入れると、流れが悪くなって論旨が伝わりにくくなるかなー。いっそのこと切り捨てようかなー、いやいや末尾に置いて補足的な扱いにしようかな」
などと、あーでもないこーでもないと考えます。
でも、これができてしまうと、実はそこから先は“作業”に近いです。

で、その骨格ですが英語ではアウトライン(outline)という言いかたが一般的みたいです。ですから、アウトライン作りに使われるアプリは「アウトライナー」(outliner)と呼ばれます。自分の周囲には、これを使ってる人はいないようです。

自分は何年か前に、iPhoneアプリをいくつか試しました。そのときは文字の表示のされ方とか、エクスポート機能に不満があって、しっくりくるものを見つけられませんでした。
しかし最近、iPhoneアプリとWebサイトが連携していると知り、久しぶりに「WorkFlowy」を使ってみました。

例えば、電車での移動中などでiPhoneアプリで、「これは盛り込みたいなー」という見出しだけをどんどん書き出し、どんな順番にしたらいいか、見出し(ノード)を入替えたり、階層化したりします。これが、文章を書き始める前に必要な、考えをまとめる作業、「文章の骨格づくり」「設計図作り」なんです。

PCに向かっているときには「WorkFlowy」のWebサイトで、ブラウザに向かって文章を入力していきます(見出しの下の階層に)。書いた文章は、見出しと同じように後で自由に移動できます。

*今月は1本もエントリーを書いてなかったことに気付き、あわてて身近なネタを書きました。

2014年3月14日金曜日

世界のトップエリートの働き方

先週、成田空港内のショップでたまたま見かけて、マニラから帰国したら読もう思いAmazonで注文しておいた。
月曜日にさっそく読み始め、昨日読み終えた。「秀逸な表紙&帯コピーだな~」と思いました。

自己啓発書、ハウツー本という色合いは薄いです。全体的には、実務経験者が見た、投資銀行やコンサル、資産運用、プライベート・エクイティなどの業界紹介、仕事紹介的な内容です。
ほんの数カ所、どんな業界の仕事にも通じそうな、新人時代から心がけるべき働き方が書いてあります。

序章に7つのトップエリートの共通点が挙げられています。この中で、次の2つは、エリートでなくとも、専門技能・知識がなくても、絶対に肝に命じるべきことだと思いました。

1.
信頼と評判を第一に大切にする  
〜「誠実で信頼できる」という評判こそ、パワーと人脈の源
"公明正大であること、少なくとも「そう認識されること」。それこそが長期的に自分のキャリアを守ることを、トップエリートたちはよく理解しているのである。"


2.
若手時代は目の前の仕事に全力投球
〜つまらない仕事も完璧にこなして、面白い仕事を獲得していく

"目の前の小さな仕事を完璧にこなせていないのに、「もっと大きな仕事を任せろ」といわれても、上司や会社の立場からすれば危なっかしくて仕方がない。そんな若手に、とうてい大きな仕事を任せることはできないのだ。"
"世の中のほとんどの仕事では、目の前のつまらない小さな仕事を完璧にスピーディーにこなせてはじめて、より大きな、面白い、責任のある仕事を任せてもらえるようになる。「自分だからこそできる面白い仕事を」とばかりいっていても、そんな仕事がいきなり自分に舞い込んでくるはずがないのだ。"


自分の働きぶりを、改めて振り返ってることにします。

2013年11月14日木曜日

そのToDoの所要時間、意識してますか?

時間管理について、2人の経営者からお話を聞く機会がありました。

スキマ時間を有効に使うには、あらかじめToDoリストを作っておくだけでは不十分です。

幹部時代に出産〜育児を経験した、現経営者(女性)は、育児に忙しかったその当時、ToDoリストを「所要時間」ごとに分類していたそうです。
3分でできること、5分でできること、10分でできること...といった具合に。
こうすることによって、「いま、このスキマ時間に何をやるか」を瞬時に判断できたといいます。

この話を聞いて、改めて重要だと思ったのは、「所要時間の見積もり」です。

営業マンには予算があり、それに対する実績を常に意識しています。
しかし、多くのビジネスパーソンが、貴重な資源である「時間」の予実管理をしていません。仕事が遅れがちなビジネスパーソンは、時間の予実管理の「予」をする習慣がないか、精度が低すぎるのです。

同席していた別の経営者は、自身の行動予定の振り返りを、営業マンに課しているそうです。やる予定だったことを、実際にやったか?と。
これをやると、ToDoの消化率、所要時間の予実の精度、いずれも高まります。
やる予定(つもり)だっとことを、どれだけやったかが、業績に表れるわけです。

ドラッカーは時間管理の重要性を説いています。多くのマネジャーが「計画」から始めようとするが、まずやるべきことは「時間の記録」だと。時間が何に使われているかの記録、把握からだと。

時間とは、そのくらい重要なものなんです。有限ですから。


時間管理に関心のある方は、こちら(↓)もどうぞ。
【関連するエントリー】
本当のところ時間はどこに消えているのか?
http://tanaka-tsuyoshi-dts.blogspot.jp/2013/02/blog-post_7.html

自分の記憶力を過信しないこと!タスクリストは重要ですよ。
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11431342090.html

時間の使い方
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11318477518.html

時間はどこに消えているのか?
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11266854012.html

時間を記録したらいいことありましたよ!
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11266833261.html

時間を有効に使うコツ
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11225491051.html

期限を守れない3つの理由。じゃあ、どうする?
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11213965372.html

なんで忙しいのか?
http://ameblo.jp/go-tnk/entry-10335963562.html

2013年5月23日木曜日

「やってみよう!」と思っても、結局やらないこと、ありますよね?

結局、やらなかった...。
こういうこと、よくありますよね。
「ちょっとやってみよう」と思ったことを、本当に全部をやるかはともかく、小さなことでも「やる」を積み重ねた人と、「やらない」を積み重ねた人とでは、すごーく大きな差がつくことは間違いありません。

先日、うちの会社が主催したセミナーに、講師の一人として、森荷葉先生に登壇していただきました。
サービススタッフの身だしなみチェックの中で、「ニオイのチェック、見落としてませんか?」というのがテーマ。

ニオイについては、我慢できないほどの悪臭でない限り、部下に対しても指摘しにくいこと。エラくなった人は、誰からも「あなたニオイますよ」と教えてもらえません!

受講者は男ばかり200数十人(正確には3〜4人の女性がいた)。ほぼ全員が、「おいおい、マジかよ! オレも何か対策した方がいいってことだよな?」と思ったはずです。少なくとも、受講中は!

森荷葉先生の講演が終わり、次の講師による別のテーマ(=この日のメイン)の話が始まった頃に、「オレも何かニオイ対策した方がいいかも」という意識が残っていた人はどれくらいでしょう?

この日の講演の帰り途に、ドラッグストアに寄ってニオイ対策商品を購入した人は、何人くらいでしょう?

誤解のないよう書き添えますが、ここで、「男性もニオイ対策すべき」と主張したいわけではありません。

「やってみよう!」と思ったことであり、出費は僅か数百円、売ってる店は街中にあるドラッグストア。こんなに障壁が少ないことなのに、なぜ実行に移せないのか? がテーマです。 

出所は覚えてませんが、こんなことを読んだことがあります。
セミナーに参加して、講師の提言助言を実行に移す人は2割。実行した人のうち、正しく理解して実行した人や継続して行動した人は2割。つまり、セミナーで聞いたことを自分のものにする人は僅か4%の人だけ!(0.2×0.2=0.04)。

どうしたら、行動に移せるのでしょうね?

実はボクは、ニオイ対策の話は、セミナーの10日前に森荷葉先生との打ち合わせで、聞いていました。
「仕事帰りにドラッグストアに寄ってみよう!」と思ったものの、そのまま忘れました。

セミナー当日、再度その話を聞いて、「いけね、忘れてた! 森先生の担当編集者のオレが実行に移さなきゃダメじゃん! 家に帰る途中でマツキヨに行こう」と思ったものの、やっぱり行きませんでした。

2度も「買ってみよう」と思ったのに。

なぜ、こんな簡単なことが実行に移せないのか? 本当に不思議です。

でも、現実にはこんなことがたくさんあるのです。
「話題になってるあの本を買おう」
「英語の勉強を始めるために教室を探そう」
「名刺を整理するために○○を買おう」
などなど。

要するに<意志力>が足りないということなんです。この<意志力>を、スタンフォード大学の心理学者ケリー・マクゴニガル氏は(美人です)、「やる力」「やらない力」「望む力」に分解しています。
もしかしたら...、簡単なことなのに実行に移せないのは、「望む力」が弱いのかもしれません。目的意識がはっきりしていない、重要なことだと思っていないということ。


自分に関していえば、着手できなかった大きな理由は、コレだと思います。
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タスク(To Do)リストに入れなかったから!

もう一つは、Amazonで買えるものなのに、すぐに買わなかった(先延ばしにした)からでしょう。


先ほどたまたまドラッグストアの前を通り、幸運にも思いだしました。「ニオイ」対策の男性用商品、こんなにあるんですね。


2013年2月3日日曜日

エレベーターで「閉める」と「行き先階」のどちらのボタンを先に押す?


勤め先の顧問の先生に勧められ、元スターバックスCEO岩田松雄さんの著書「ついていきたい」と思われるリーダーになる51の考え方を読んでいます。
MBAホルダーで、元ジェミニコンサルで、3社で社長を務めた方。
自分を「普通のおじさん」といい、世間が想像するようなリーダータイプではないと自己紹介。説いていることは「人間力が大切ですよ」。

なるほど、と思いながら読み進んできましたが、第5章の中の「時間と効率を徹底的に意識する」では、凄みのある一面を見せています。
<時間と効率の意識><仕事術>のこだわりは、やはり並みではありません。
生産管理の現場でストップウォッチ片手に作業の合理化に取り組み、米国にMBA留学し、戦略コンサルティング会社で働いていた人だ!!!

なんと、エレベーターで「閉めるボタン」と「行き先階ボタン」のどちらを先に押すのが効率的なのかにこだわります。それが積み重なったら大変な時間の差になるからです。

「できることは、すぐにやってしまう」
「まとまった時間をときどき作る」
「日々、何に時間を取られているのか、はっきり認識する」

など、実践し徹底したいことが多々ありました。



2013年1月21日月曜日

なぜ「仕事がたまる」という事態になるのか?


仕事がたまるほどあるなんて、幸せなことですよね!

なんて、言ってられなくなりますよね、事態が悪化すると。

仕事が複数同時進行していることは問題ではなく、その中のどれかが can't meet deadlines になってしまうこと。

仕事が滞ってしまう原因は、「そもそも絶対量が多すぎる」「そもそも仕事が遅い」というキャパオーバーということを除くと、
「時間の見積もりをする習慣がない
「時間の見積もりを誤る」
のどちらかじゃないでしょうか? 
あ、「やる気がでなくて着手できない」というのもありますが、これはまた別の話ですので、除きます。

経験からいって、遅延を防ぐには以下の3つが必要だと思います。
1  各作業の所要時間を見積もる
2  各作業の締切日までに作業の時間が確保できているかを把握する
3  さらに想定外の新たな作業に備えて時間が確保できているかを把握す



1
時間の見積もりについては慣れが必要でしょうが、体感でなく、実際にかかった時間を計測することで、精度が高まります。
ボクがかつて働いていたマーケティングリサーチ・ファームでは、毎日、何のプロジェクトにどれだけの時間を費やしたのかという記録をつけてプロジェクトごとの採算管理をしていました。
ボクは今では、スマホアプリを使います。

2
一番手前の締切だけを考えていてはダメです。締切は次々とやってきます。優先順位をつけることはスゴく大切ですが、時間配分を間違えないこともスゴく大切です。
仮に、作業Aの締切日が明日で、作業Bの締切日が3日後だとしても、いろいろな状況から、「実は作業Aに使える時間はあと2時間しかない!」ということもあります。
これに気付かずに、作業Aに4じかんを費やしてしまうと、作業Bの締切に間に合わなくなり、プライベートを(予定外に)削ってやりくりするハメになります。

3
ギッチリと予定を詰め込んで、「これならピッタリ間に合うぞ!」なんてことは絵に描いた餅。予定は必ず狂います。すでに十分経験済みですよね。
(a)嬉しいことに、新しい依頼が舞い込みます。
(b)嬉しくない緊急に対処しなければならない"第一領域"的なことが発生します。
(c)「できあがり!」と思った作業を突き返され、やり直しを命じられます。
(d)「いけね、忘れてた!」ということを思い出し、予定にねじ込まざるを得なくなります。
こういう(a)や(b)を織り込みつつ、(c)や(d)を減らす努力・工夫が必要だと思います。



もしも、「各作業の所要時間を見積もるなんて、面倒臭くてできないよ!」というのでしたら...、次のようなシンプルな方法も、少しくらいは効果があると思います。
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 ・
「自分で設定したその日のノルマが終わるまでやめない」

あくまでも、「どこまで進んだか」を目安にする方法。でもこれでは、夜に飲みに行く予定を入れることはできません。遅刻間違いなしですから。

END

2013年1月4日金曜日

自分の記憶力を過信しないこと!タスクリストは重要ですよ。


ケアレスミスって多々ありますよね。でもそれって他者(上司)には、「何でそんなミスするんだよ!たるんでるんじゃないのか?」と思われてしまう。
難しいことにチャレンジして実現できなくても、「仕方ない」と思えますが、簡単なことのミスは「防げたはずだろ! 新人でもできることだろ!」と。

だから、簡単なことはキッチリとやる必要があります。

自分は昔、記憶力に少しは自身がありました。でも、いつの頃からか同時に進行する仕事が増え、「記憶に頼っていたらヤバイぞ」と思うようになりました。それからですね、マメにメモをとり、ToDoリストを作るようになったのは。
で、「やべえ、忘れてた!」はほぼなくなりました。えへん!

医学的には記憶力の衰えは35歳くらいから始まるそうですが、働き盛りですから、大抵の人は自覚できないそうです。

自分のタスクリスト(ToDoリスト)は紙のノートから、iPhoneアプリに変わりましたが、大切なのは、こんなことだと思います。

3つのPoint                     

1.数分でできてしまうことは、すぐにやる!
2.すぐ着手できないことはメモる(ToDoリスト化する)
3.ToDoリストは日に何度も見る習慣を作る(目に触れるようにする)

いつも持ち歩いてしょっちゅう触っているものって、携帯/スマホですよね。これを使わないテはありません。

続きは>>>http://ameblo.jp/go-tnk/entry-11431342090.html